Teamvorming

Bij samenwerken in een team zijn mensen enerzijds gericht op het leveren van een prestatie met een goed resultaat en anderzijds oog hebben voor de onderlinge relaties tussen de diverse leden van het team. Een veilige sfeer waarin iedereen aanspreekbaar is op zijn functie is essentieel. Als mensen niet aanspreekbaar zijn op hun functie wordt het samenwerken een stuk moeilijker. In dat soort situaties gaan:

  • teamleden feedback of commentaar té persoonlijk op en het zal ze te veel raken. Hierdoor is het moeilijk om objectief een situatie te bekijken en feedback te accepteren;
  • teamleden en leidinggevenden stoppen met het geven van feedback omdat er defensief (verzet) op de feedback gereageerd wordt;
  • mensen meer over elkaar spreken dan met elkaar, dit vergroot het gevoel van onveiligheid;
  • de meest betrokken teamleden gaan zich over-verantwoordelijk gedragen, meer werk gaan uitvoeren en dit ook bij zich houden. Overbelasting is dan vaak het gevolg.

Functieomschrijving en competenties

Om inzicht te krijgen in het functioneren van een team is inzicht in het functieprofiel van de individuele medewerkers en hun competenties belangrijk. Dezen kunnen bijdragen in de scheiding van het teamlid als persoon en zijn/haar rol of functie. Bij teams waar de samenwerking niet goed functioneert, ontbreekt vaak een duidelijke functiebeschrijving, of de functieomschrijving is er wel, maar het is te vaag of te algemeen. Een goede functiebeschrijving zegt iets over de taken, de verantwoordelijkheden en de eventuele bevoegdheden. Het competentieprofiel over de benodogde kennis, vaardigheden en houding die nodig zijn om de functie goed te kunnen uitoefenen en dus ook om goed te kunnen samenwerken.

Als de functiebeschrijving onvoldoende of onduidelijk is en een competetntieprofiel afwezig weet een teamlid eigenlijk niet wat er van hem/haar wordt verwacht. Dus kunnen deoverige teamleden onderling ook niet wat ze van hun collega kunnen verwachten. Hierdoor wordt de samenwerking vaag en onduidelijk en weet niemand waar hij/zij aan toe is.

Aansturing

In een samenwerkingverband worden er voortdurend beslissingen genomen, op individueel niveau en als team. Dit omdat een team zorgdraagt voor de continuering maar ook voor verandering van processen in de organisatie. Het fenomeen "besluitvorming"is dus van belang. Op welke wijze besluitvorming tot stand komt kan per team verschillen. Wat wel van belang is, is of de wijze van besluitvorming duidelijk is voor iedereen (transparantie). Samenwerking in een team kan anders verzanden in overleg zonder duidelijke uitkomst. Afspraken worden dan niet goed vastgeleg en gemonitord, besluiten worden vooruitgeschoven.

Niet (minder) goed functionerende teams

Minder of niet goed functionerende teams kenmerken zich door:

  • een gespannen en onveilige sfeer, teamleden zijn voorzichtig en stellen zich niet kwetsbaar op;
  • het niet geven van feedback of elkaar aanspreken op gedrag omdat teamleden zich snel aangevallen voelen;
  • communicatie die bestaat uit actie-reactie waarbij het overleg of de discussies gericht zijn op de persoon en niet op de rol/functie;
  • teamleden die zich zich moeilijk kunnen verplaatsen in elkaar (empathie), er is weinig zelfevaluatie op het eigen gedrag binnen het team,

Kenmerken van een goed functionerend team

In een goed functionerend team kunnen de teamleden de inhoud van het werk, de onderwerpen, de verschillende belangen en de doelstellingen van de organisatie goed onderscheiden van hun eigen persoonlijke functioneren. In een goed functionerend team:

  • zijn groepsleden in staat om elkaar onderling aan te spreken vanuit de rol die ieder bnnen het team heeft;
  • kan men onderlinge feedback, opmerkingen of kritiek geven en ontvangen omdat deze niet op de persoon maar op de rol/functie gericht is;
  • evalueren de teamleden zelf het eigen gedrag;
  • voelen men zich verantwoordelijk voor het behalen van de gezamenlijke doelen en ondersteunen en helpen zij elkaar;
  • worden vragen aan elkaar gesteld vanuit belangstelling en inleving en is er een sfeer van vertrouwen.

De aanpak van Metaview

Om een team tot een goed functionerend team ye ontwikkelen zijn een aantal zaken nodig.
1. Coaching of trainen van het team met de individuele teamleden om hen bewust te maken van het onderscheid tussen de persoon en functie. Niemand is zijn werk, maar je hebt een functie met bijpassende competenties binnen het team en die vul je in. Feedback op het werk is geen aanval op jou als persoon. team waarden, normen komen hierbij aan bod.

2. Bespreking met ieder individueel teamlid zijn/haar functiebeschrijving en competetnties en de verwachte houding en omgangsvormen. De teamleden moeten goed op de hoogte zijn wat er precies van van hem/haar wordt verwacht. De individuele bijdragen (taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden) worden met het team besproken zodat iedereen weet waar hij/zij aan bijdraagt en wat de andere teamleden bijdragen. De eventuele onduidelijkheden worden zo ook bespreekbaar.

3. Bespreking van besluitvorming binnen het team, hoe het team tot besluiten kan komen en hoe een ieder hier persoonlijk invloed op kan uitoefenen.