Fysiek vergaderen in coronatijd

Het fenomeen ‘online vergaderen’ is populairder dan ooit. Programma’s als Zoom, Skype, maar ook Teams, maken in sneltempo ontwikkelingen door waar updates met nieuwe toepassingen op regelmatige basis plaatsvinden. Prachtig! Maar, vergeet niet; elkaar écht in de ogen kunnen kijken heeft toch een andere impact op de dynamiek van een gesprek. Of dat nu één op één is of met meerderen, bijvoorbeeld in een afdelingsoverleg. Het maken van concrete afspraken en het aanspreken van mensen op hun verantwoordelijkheden is voor een deel ook gewoon ‘mensenwerk’. Laten we dan ook vooral elkaar, nu het weer enigszins kán, weer ontmoeten in ‘levende lijve’.

Veel bedrijven beschikken voor dit soort doelen over een vergaderzaal. Maar de capaciteit wordt door de coronamaatregelen van het RIVM, gericht op de 1,5 m economie, natuurlijk wel wat lager dan gebruikelijk. Ook in het branche specifieke corona-protocol Grafimedia wordt gesproken over ‘1 persoon per 10 m²’. Daarmee wordt de totale capaciteit van de vergaderzaal met maar liefst 2/3 deel gereduceerd en dat maakt het fysiek vergaderen toch knap lastig.

Hoe gaan we daarmee om?

Wat vooral belangrijk is, is het gebruik van gezond verstand. Het corona-protocol Grafimedia is een voor de branche opgestelde richtlijn die je moet interpreteren op een wijze die werkbaar is in het eigen bedrijf, zonder dat daarmee de gezondheid van mensen in gevaar wordt gebracht.

Er zijn verschillende mogelijkheden om vorm te geven aan het veilig vergaderen, los gezien van het aantal vierkante meters oppervlak. Hieronder volgen een aantal praktische tips en adviezen om vorm te geven aan het corona-proof fysiek vergaderen.

  • Richt de vergadertafel zo in dat er telkens 1,5 meter tussen mensen op de stoelen zit. Dit kan je realiseren door op elke 2e stoel een ‘kruis’ aan te brengen. Daar kan men dus niet zitten. Geef dat ook duidelijk aan met markeringen of een (leuke, speelse) sticker op de vloer of op de tafel bij die betreffende stoel. Je kunt de lege stoelen ook verwijderen, maar dan bestaat het risico dat mensen teveel naar elkaar toe gaan schuiven of buigen.
  • Breng in de zaal éénrichtingsverkeer aan rondom de vergadertafel. Doe dat d.m.v. stickers/pijlen op de vloer of voetstap-stickers of misschien gewoon stickers met de voor iedereen bekende verkeersborden erop.
  • Als de tafel smaller is dan 2 meter, breng dan de zogeheten transparante, kunststof kuch-schermen aan.
  • Als er toch meer mensen moeten plaatsnemen in de vergaderzaal, plaats dan kuchschermen tussen de zitplaatsen (dit kan d.m.v. staanders op de vloer, bijvoorbeeld bannerhouders met uitrolbare kunststof). Advies is dan wel om mondkapjes te dragen, namelijk als men de zaal binnenkomt en verlaat of tussentijds koffie pakt bijvoorbeeld of het toilet bezoekt. In landen als België en Frankrijk werkt men hier al mee en dat werkt heel goed.
  • Zorg voor desinfectiemiddelen in de zaal en laat iedereen verplicht bij binnenkomst handen ontsmetten en eveneens bij vertrek. De middelen kunnen ook op tafel worden gezet (desinfectiemiddel en tissues) om de werkplekken te ontsmetten bij vertrek na afloop van de vergadering. Plaats hiervoor ook een visuele herinnering op de deur bijvoorbeeld en in de zaal zelf (aan de wanden).
  • Je kunt er ook voor kiezen om een deel van de mensen digitaal te laten deelnemen aan de vergadering. Dus deels zijn mensen fysiek aanwezig en deels loggen ze in. Dit kan bij toerbeurten worden gedaan.
  • Als laatste: het is belangrijk om de lucht te verversen. Als het kan, laat de deur(en) open tijdens de vergadering. Ook ramen open indien het weer dit toelaat.

Tot slot: bedenk je bij het organiseren van de vergadering altijd primair wat het doel is van de vergadering en of de fysieke ontmoeting inderdaad de beste oplossing is. Als deze vraag met een volmondig ‘ja’ wordt beantwoord, dan is bovenstaande werkwijze in elk geval een tegemoetkoming aan de wijze waarop we het beste fysiek met elkaar kunnen vergaderen.

Voor vragen, neem contact op met Eva Bouwman via info@metaview.nl  .

 
   « Meer Nieuws...